La gestión adecuada del software puede tener un gran impacto en el éxito de una empresa, especialmente cuando se trata de maximizar la inversión y minimizar los costos. Sin embargo, puede resultar difícil para las organizaciones manejar la complejidad de los diferentes modelos de licencia y los derechos de uso del software que están disponibles.
Siendo una de las razones por la que muchas empresas buscan la ayuda de proveedores de servicios de consultoría especializados que les permitan asegurarse de que estén utilizando el software de manera efectiva y en cumplimiento con las licencias.
Las grandes empresas generalmente adquieren licenciamientos bajo acuerdos de compra de volumen, que proporcionan derechos de uso del producto diferenciales como incluir actualizaciones a la última versión sin costo adicional, consumir solo una licencia, pero instalarla en varios dispositivos o utilizar una edición anterior del software si es necesario.
Sin embargo, para aprovechar estos derechos, las empresas necesitan monitorear su uso para garantizar que se estén utilizando de forma efectiva. Y así verificar que pueden instalar una versión anterior del software, asegurarse de que solo se estén instalando en los dispositivos que cumplen con los criterios para esta utilización, o se están usando innecesariamente licencias adicionales, aumentando los costos.
Esto implica analizar el uso real del software a través de diferentes herramientas que determinan la optimización, siendo posible que la consultoría indique que es importante reducir el número de licencias y aun así seguir manteniendo sus necesidades de productividad.
Algunos consejos y estrategias para reducir los costos de licenciamiento o que permiten maximizar la eficiencia de las licencias existentes son:
- Analizar los costos actuales de licenciamiento: Es importante tener una comprensión completa de los costos actuales derivados del software de la empresa y cómo se asignan. A partir de ahí, se pueden identificar áreas donde se pueden reducir las licencias para optimizar la eficiencia.
- Evaluar opciones de software: Analiza alternativas diferentes a las que estás utilizando actualmente, buscando rentabilidad, pero con las mismas funciones, o incluso adicionales que te permitan obtener una mayor eficiencia.
- Reutilizar licencias existentes: Asegúrate de que las licencias de software que ya existen se están utilizando de manera completa y efectiva, verificando los términos y condiciones y validando que se estén aprovechando todas las funciones disponibles.
- Negociar precios y licencias con proveedores de software: De esta forma se pueden obtener descuentos y licencias que se ajusten mejor a las necesidades de tu organización, abordando requerimientos específicos y reduciendo costos.
- Implementar buenas prácticas: Fomentar en los equipos de trabajo la administración correcta en el uso de software, para minimizar los riesgos de uso no autorizado y la pérdida de licencias.
- Realizar revisiones periódicas: Ejecutar acciones de optimización del uso de licenciamiento de software y ajustándolo según las necesidades, permite reducir gastos y maximizar la eficiencia.
En conclusión, la optimización de licencias de software es un proceso continuo que requiere una gestión proactiva de su inventario dentro de las empresas, para lo cual se hace necesario contar con las herramientas adecuadas para calcular con precisión el consumo de licencias dentro de los modelos complejos prevalentes en el entorno actual.
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