Siempre que hay una crisis se da una oportunidad y, por ende, se da un espacio de cambio. Sin embargo, la capacidad que tengamos de reaccionar frente a este cambio determinará como aprovecharemos esta oportunidad. Definitivamente parte de una cuestión de actitud.
La oportunidad que tenemos hoy de pensar diferente y de transformarnos se debe aprovechar, determinando primero lo que realmente es importante y definiendo claramente lo que es imprescindible y prescindible. Aquí es cuando el valor agregado es determinante.
Esta situación que estamos viviendo hoy globalmente nos ha obligado a planear, implementar y controlar un proyecto de trabajo remoto para TODOS los empleados. Para esta implementación del trabajo remoto para TODOS se deben cambiar los modelos de negocio tradicionales que se encuentran en el mercado y nosotros seremos parte de ese cambio, dando así la apertura a nuevos negocios y nuevas oportunidades.
Desde hace 9 años estoy trabajando bajo el esquema de trabajo remoto cuando comencé gestionando un proyecto desde la India, con equipos en diferentes países y con diferentes zonas horarias y diferentes idiomas. Ahora con esta situación de la pandemia del COVID 19 comenzamos a notar que el Trabajo Remoto para TODOS debía ser una realidad y cuanto antes comenzamos a trabajar en este plan, con el fin para mantener a las familias seguras y ayudar a contener la propagación del virus.
Para una implementación exitosa de trabajo remoto para TODOS se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Definir si es posible que TODOS los empleados de la compañía realicen sus funciones de forma remota, analizando que TODOS los empleados cumplen con los requerimientos para realizar su trabajo de forma remota.
- Definir si se tienen las herramientas tecnológicas y otros aspectos para que TODOS los empleados puedan realizar su trabajo remoto. Ejemplo: Conexión a internet, espacio de trabajo, etc.
- Analizar si la infraestructura de la localidad del empleado (ciudad, municipio, país) es suficiente para que se ejecute el trabajo remoto.
- Analizar los riesgos, tiempos de ejecución, impactos y costos para la ejecución del proyecto.
- Analizar y comunicar aspectos legales, Ejemplo: Socializar actas de trabajo remoto.
- Definir y socializar políticas de Tecnología para seguridad y privacidad de los datos.
- Definir y socializar entrenamientos sobre temas relacionados con el trabajo remoto.
- Definir los controles que se realizaran bajo el trabajo remoto.
- Monitoreo desde Tecnología
- Definición de objetivos claros para cada equipo de trabajo y cada persona, de tal manera que el equipo sepa exactamente para donde van y las actividades claves que se deben alcanzar para lograr los objetivos, hasta detallarlos en tareas y/o proyectos con tiempos definidos para que el equipo pueda establecer su marco de trabajo.
- Realizar encuesta de satisfacción con el nuevo esquema de trabajo remoto para asegurar la operación.
- Socializar comunicaciones culturales para un trabajo remoto productivo.
- Definir una metodología para la estructuración de la operación, Por ejemplo: lean, scrum, etc. con el fin de establecer las reglas de trabajo, tiempos de comunicación y modo de avance de los proyectos.
- Definir las herramientas de:
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- Comunicación y Colaboración: Por ejemplo: Teams, Sharepoint, CRM Dynamics, etc.
- Reporte de tiempos: Por ejemplo: Zoho, etc.
Finalmente, el trabajo remoto es sobre todo un cambio de cultura con base en la planeación, confianza, liderazgo y empoderamiento. Es fundamental ejercer estas fortalezas para generar productividad y confianza en nuestros equipos de trabajo.
Esta reacción rápida y proactiva nos ha permitido a nosotros en Echez que sigamos entregando el 100% de nuestros servicios a nuestros clientes.
Carolina Arango Moreno, Global Digital, Innovation and Technology Director with Echez Group
Contáctenos a info@e-chez.com si desea obtener información sobre cómo gestionar eficazmente sus recursos y la seguridad de su empresa para un trabajo remoto productivo.
Actualizado Septiembre de 2022